El control administrativo es el proceso por el cual los administradores influyen en otros miembros de la organización para implantar las estrategias de ésta.
El control administrativo abarca diversas actividades, como las que siguen:
1) Planear lo que debe hacer la organización. 2) Coordinar las actividades de las partes de la organización. 3) Comunicar la información. 4) Evaluar la información. 5) Decidir qué acción, si acaso, debe tomarse.
6) Influir en la gente para cambiar su comportamiento.
El control administrativo no requiere por fuerza que todas las acciones correspondan a un plan determinado con anterioridad, como un presupuesto. Estos planes se basan en las circunstancias que se cree que privan en el momento de trazarlos. Si las circunstancias cambiaron al momento de echar a andar los planes, las acciones que dictan éstos ya no son apropiadas.
Un termostato responde a la temperatura de un lugar en un momento, pero el control administrativo tiene que anticipar las condiciones futuras para asegurarse de que se consigan los objetivos de la organización. Si un gerente descubre un método mejor (uno que tenga más probabilidades de alcanzar las metas de la organización que el plan previo), el sistema de control de gestión no debe obstruir su implantación.
En otras palabras, apegarse a un presupuesto no siempre es bueno y apartarse del presupuesto no siempre es malo.
Aunque sistemático, el proceso del control administrativo no es de ninguna manera mecánico, sino que consiste en interacciones entre individuos, las cuales no pueden describirse en forma mecánica. Los gerentes tienen metas personales y organizacionales.
El principal reto del control es inducir a los miembros a actuar en busca de sus intereses personales de tal manera que también contribuyan a conseguir las metas de la organización. La congruencia de metas significa que, en la medida de lo posible, las metas de los integrantes de una organización deben ser congruentes con las de la propia organización. El sistema de control administrativo debe diseñarse y operarse teniendo presente el principio de la congruencia de metas.
Los sistemas de control de gestión son fundamentales para que los gerentes guíen la organización hacia sus objetivos estratégicos. De esta manera, el control administrativo se enfoca principalmente en la implementación de estrategias.
Ejemplo: En 2005, Wal-Mart, con ingresos de ventas superiores a los 288,000 millones de dólares, era el minorista más grande del mundo, gracias a su estrategia exitosa de ofrecer productos de marca a precios bajos.
El sistema de control de gestión de la empresa se orienta hacia la gestión eficiente de las operaciones de las tiendas, proporcionando una ventaja de costos a lo largo de toda la empresa. Los datos de más de 5,300 tiendas en aspectos como ventas, gastos, pérdidas y ganancias se recopilan, analizan y transmiten electrónicamente en tiempo real. Esto permite identificar rápidamente el rendimiento de una región, distrito, tienda o departamento específico.
Esta información ayuda a la empresa a reducir la probabilidad de quedarse sin stock, señala la necesidad de reducir precios en inventarios de lento movimiento y maximiza la rotación de inventarios. Los datos de desempeño destacado en las 5,300 tiendas se utilizan para mejorar las operaciones en las sucursales con problemas.
Además, la empresa logró reducir las pérdidas por robo, una de sus principales preocupaciones, al implementar una política que premia a los empleados con el 50% de lo que se ahorra en esta área en una tienda específica, en comparación con el promedio de la industria.
Los controles administrativos son herramientas clave para que los administradores implementen estrategias deseadas.
Además de estos controles, las estrategias se determinan a través de la estructura organizacional, la gestión de recursos humanos y la cultura específica de la organización. La estructura de la organización define funciones, relaciones de subordinación y distribución de responsabilidades esenciales para la toma de decisiones.
La gestión de recursos humanos se ocupa de la selección, formación, evaluación, promoción y despido de empleados, con el objetivo de desarrollar las competencias y habilidades necesarias para ejecutar la estrategia organizacional. La cultura se refiere al conjunto de ideas, actitudes y normas compartidas que orientan, de manera explícita o implícita, las acciones gerenciales.
Los sistemas de control de gestión incluyen indicadores de desempeño financieros y no financieros.
La dimensión financiera se enfoca en resultados monetarios como ingresos netos y retorno sobre capital. Sin embargo, casi todas las unidades organizativas tienen metas no financieras, como calidad de productos, cuota de mercado, satisfacción del cliente, puntualidad en entregas y moral del personal.
La principal función del control de gestión es garantizar la implementación de estrategias seleccionadas.
En industrias que enfrentan cambios ambientales rápidos, la información de control administrativo, especialmente la no financiera, puede fundamentar la consideración de nuevas estrategias.
Esta función se conoce como control interactivo, el cual dirige la atención gerencial hacia eventos que indican la necesidad de nuevas iniciativas estratégicas, ya sean negativas (como pérdida de cuota de mercado o quejas de clientes) o positivas (como la apertura de nuevos mercados debido a la eliminación de regulaciones gubernamentales). Los controles interactivos son parte integral del sistema de control administrativo.
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